5 Melde-und Beschwerdeverfahren

5.1 Ansprechpersonen und Meldewege

Unser Unternehmen hat klare Meldewege und Ansprechpersonen eingerichtet, um Diskriminierungsvorfälle zu melden. Alle Mitarbeitenden können sich an speziell geschulte Vertrauenspersonen wenden, die als erste Anlaufstelle für Beschwerden dienen. Diese Vertrauenspersonen sind neutral und unabhängig und unterliegen strenger Vertraulichkeit. Alternativ können Diskriminierungsvorfälle auch schriftlich eingereicht werden. Wir stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden über die Meldewege und Ansprechpersonen informiert sind und jederzeit Zugang zu diesen Informationen haben.

5.2 Ablauf des Beschwerdeverfahrens

Das Beschwerdeverfahren beginnt mit der Meldung des Vorfalls bei der Ansprechperson. Nach Eingang der Beschwerde wird diese zeitnah und vertraulich geprüft. Die Vertrauensperson führt eine erste Bewertung durch und leitet bei Bedarf eine formelle Untersuchung ein. Die betroffene Person wird über den Fortschritt und die nächsten Schritte des Verfahrens informiert. Während der Untersuchung werden alle relevanten Informationen und Beweise gesammelt, und die Beteiligten werden angehört. Basierend auf den Ergebnissen der Untersuchung werden geeignete Maßnahmen ergriffen, um die Diskriminierung zu beenden und zukünftige Vorfälle zu verhindern. Die betroffene Person erhält eine schriftliche Rückmeldung über die ergriffenen Maßnahmen und das Ergebnis der Untersuchung. Das Verfahren ist darauf ausgelegt, fair und unparteiisch zu sein und die Rechte aller Beteiligten zu wahren.

1. Meldung von Diskriminierungsfällen

1.1 Ansprechpersonen:

Diskriminierungsfälle können bei den folgenden Ansprechpersonen gemeldet werden:
- Nadine Lebens
- ggf. Führungskräfte (Christian Spies, Stefanie Spies)

1.2 Meldewege:

Mündlich: Persönlich bei der benannten Ansprechperson.
Schriftlich: Per E-Mail oder Brief.

1.3 Inhalt der Beschwerde:

Eine genaue Beschreibung des Vorfalls.
Beteiligte Personen.
Datum, Uhrzeit und Ort des Vorfalls.
Mögliche Zeugen.

2. Bearbeitung der Beschwerde

2.1 Bestätigung des Eingangs:

Innerhalb von 2 Werktagen nach Eingang der Beschwerde erhält die beschwerdeführende Person eine Bestätigung über den Eingang ihrer Meldung.

2.2 Untersuchung:

Eine umfassende und faire Untersuchung wird innerhalb von 10 Werktagen nach Bestätigung des Eingangs eingeleitet.
Die Untersuchung wird von einem geschulten Team durchgeführt, das sicherstellt, dass alle beteiligten Parteien angehört werden.

2.3 Vertraulichkeit:

Alle Informationen im Zusammenhang mit der Beschwerde werden vertraulich behandelt.
Die Identität der beschwerdeführenden Person wird nur dann offengelegt, wenn dies für die Untersuchung unbedingt notwendig ist und nur mit deren Zustimmung.

2.4 Anhörung:

Die beschwerdeführende Person und die beschuldigte Person werden getrennt angehört.
Zeugen werden ebenfalls angehört, sofern vorhanden und relevant.

3. Entscheidungen und Maßnahmen

3.1 Ergebnis der Untersuchung:

Nach Abschluss der Untersuchung wird eine Entscheidung getroffen und der beschwerdeführenden Person sowie der beschuldigten Person mitgeteilt.
Die Entscheidung umfasst die Feststellung, ob Diskriminierung stattgefunden hat, und die zu ergreifenden Maßnahmen.

3.2 Maßnahmen:

Bei bestätigten Diskriminierungsfällen können je nach Schweregrad folgende Maßnahmen ergriffen werden:
- Abmahnung
- Versetzung
- Teilnahme an Schulungen oder Beratungen
- Kündigung
Maßnahmen werden im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und den gesetzlichen Bestimmungen ergriffen.

4. Unterstützung und Nachbetreuung

4.1 Unterstützung der Betroffenen:

Betroffene Personen erhalten Unterstützung durch Beratungsangebote, Mediation oder psychologische Hilfe.
Die Vertrauensperson für Gleichbehandlung steht für weitere Gespräche zur Verfügung.

4.2 Nachbetreuung:

Nach Abschluss des Verfahrens wird die beschwerdeführende Person regelmäßig kontaktiert, um sicherzustellen, dass keine weiteren Vorfälle auftreten und das Arbeitsumfeld verbessert wurde.

5. Dokumentation und Überprüfung

5.1 Dokumentation:

Alle Schritte des Beschwerdeverfahrens werden sorgfältig dokumentiert.
Die Dokumentation wird sicher und vertraulich aufbewahrt.

5.2 Überprüfung:

Das Beschwerdeverfahren wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Anforderungen entspricht und effektiv bleibt.

5.3 Vertraulichkeit und Schutz der Betroffenen

Die Vertraulichkeit der Informationen und der Schutz der betroffenen Person stehen im Mittelpunkt des Beschwerdeverfahrens. Alle Beteiligten sind verpflichtet, die Vertraulichkeit zu wahren und die Informationen nicht an Unbefugte weiterzugeben. Die Identität der betroffenen Person wird nur dann offenbart, wenn dies für die Untersuchung unbedingt erforderlich ist. Arbeitnehmende, die Diskriminierung melden, sind vor Repressalien und Benachteiligungen geschützt. Das Unternehmen verpflichtet sich, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um die betroffene Person vor weiteren Diskriminierungen zu schützen. Dies kann auch die vorübergehende Versetzung von Mitarbeitenden umfassen, um Konflikte zu vermeiden. Der Schutz der betroffenen Person hat höchste Priorität.

5.4 Dokumentation und Nachverfolgung

Alle Meldungen und Beschwerden werden sorgfältig dokumentiert und in einem sicheren System gespeichert. Die Dokumentation umfasst den gesamten Verlauf des Beschwerdeverfahrens, einschließlich aller Maßnahmen und Entscheidungen. Diese Aufzeichnungen sind nur für berechtigte Personen zugänglich und werden vertraulich behandelt. Regelmäßige Überprüfungen und Nachverfolgungen stellen sicher, dass die ergriffenen Maßnahmen wirksam sind und keine weiteren Diskriminierungsvorfälle auftreten. Das Unternehmen führt regelmäßig Überprüfungen durch, um die Einhaltung der Verfahrensrichtlinien zu gewährleisten und ggf. Verbesserungen vorzunehmen. Die Nachverfolgung umfasst auch Feedback-Gespräche mit der betroffenen Person, um deren Zufriedenheit mit dem Umgang des Vorfalls sicherzustellen. Ziel ist es, kontinuierlich die Prozesse zu verbessern und ein diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld zu gewährleisten.